Problem und Ausgangssituation
Ein mittelständisches Handelsunternehmen wurde anonym mit der Aussage konfrontiert, dass ein leitender Mitarbeiter durch sogenannte „kick back“ Zahlungen in die eigene Tasche wirtschaftet. Der monetäre Schaden solle sich den Angaben zufolge auf einen mittleren sechsstelligen Betrag pro Jahr belaufen.
Folge dieser anonymen Mitteilung war eine erhebliche Verunsicherung in der Geschäftsführung des Unternehmens, wie mit diesem Vorwurf umgegangen werden soll. Ein direktes Ansprechen des Mitarbeiters hätte im Falle einer falschen Verdächtigung gravierende Folgen für die weitere vertrauensvolle Zusammenarbeit und die Motivation des Mitarbeiters gehabt. Wären die Vorwürfe echt, könnten unbedachte Schritte den Täter warnen und zur umfangreichen Vernichtung von Beweismitteln führen.
Die Unternehmensleitung beauftragte Corporate Trust mit der Aufklärung der Vorwürfe und Sicherung von möglichen Beweisen.
Analyse und Feststellung
Gemeinsam mit der Geschäftsführung wurde die aktuelle Lage bewertet und das weitere Vorgehen festgelegt. Um die spätere Gerichtsverwertbarkeit sicherzustellen, gab es eine enge Abstimmung sämtlicher Maßnahmen mit dem Hausjuristen, dem Betriebsrat und dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens. Zuerst wurden die ermittlungstechnischen Schritte durchgeführt, die keinen Aufschub duldeten. Insbesondere die sofortige Spiegelung der aktuellen IT-Daten war dabei von erheblicher Bedeutung.
In einer ersten Analyse wurden die übergebenen Hinweise auf ihre Schlüssigkeit und das Bedrohungspotential für das Unternehmen geprüft. Hintergrundrecherchen zum betroffenen Mitarbeiter zeigten, dass es Auffälligkeiten in seiner Persönlichkeit, seinem Lebenslauf und im privaten Umfeld gab, welche die vorliegenden Verdachtsmomente erhärteten. Flankierend wurden relevante Geschäftsvorgänge forensisch auf Unregelmäßigkeiten geprüft und kritische Punkte mit den Hinweisen zur Tat abgeglichen. Dies bestätigte den Verdacht gegen den Mitarbeiter. Gemeinsam mit einem Geschäftsführer wurde der Mitarbeiter in einer persönlichen Befragung mit den Erkenntnissen konfrontiert. Er räumte die Vorgänge dabei teilweise ein.
Im Anschluss wurde der Mitarbeiter zur Sicherheit für das Unternehmen und zur Abwendung von Vertuschungshandlungen sofort freigestellt und persönliche Arbeitsmittel sichergestellt. Die Spezialisten von Corporate Trust stellten gemeinsam mit den Fach-Abteilungen des Kunden sicher, dass jeglicher Zugang ins Unternehmen bzw. Zugriff auf Firmensysteme durch den freigestellten Mitarbeiter umgehend unterbunden wurden. Nach juristischer Fallbewertung und Freigabe durch die Unternehmensleitung wurden die gespeicherten Daten des Mitarbeiters ausgewertet. Dabei konnten unter anderem bereits gelöschte Daten auf der Festplatte wieder hergestellt werden, die eine Aufstellung der erhaltenen „kick back“ Zahlungen für die letzten fünf Jahre ans Tageslicht brachte.
Die Ermittlungen führten zu einem eindeutigen Ergebnis. Auf Anraten von Corporate Trust wurde daher durch die Geschäftsführung Strafanzeige wegen Bestechlichkeit bei der zuständigen Staatsanwaltschaft gestellt.
Handlung und Erfolg
Das Unternehmen erarbeitete bereits im Vorfeld der Anzeige eine Presseerklärung sowie eine Mitteilung an die Belegschaft. Darin wurden die Vorfälle erläutert und die Haltung der Geschäftsleitung kommentiert. Die Botschaft lautete „Wirtschaftskriminelle Handlungen werden nicht toleriert und strikt verfolgt“.
Der Staatsanwaltschaft wurde mit dem Ermittlungsbericht von Corporate Trust eine klar strukturierte Aufklärung der Vorwürfe zur Verfügung gestellt. Damit wurde einer Einstellung des Verfahrens wegen mangelnder Beweislast vorgegriffen. Aufgrund der eindeutigen Hinweise durchsuchte die Polizei die Wohnung des Mitarbeiters. Es wurden eindeutige Kontobelege für die Zahlungen und weitere Hinweise für die Korruption gefunden. Durch die Beweise konnte umfangreich Geld auf den Konten des Mitarbeiters sichergestellt und damit ein Großteil des Schadens wieder gut gemacht werden.
Das strukturierte und besonnene Vorgehen der Unternehmensführung stärkte das Vertrauen der Belegschaft in die Loyalität des Unternehmens zu seinen Mitarbeitern, da Maßnahmen gegen den Mitarbeiter erst erfolgten, als der Tatverdacht durch Beweise belegt war. Es verdeutlichte den Mitarbeitern ebenso die Bedeutung eines funktionierenden internen Kontrollsystems und der Effektivität von Whistleblowing.